Proaktive Archivierung: Microsoft bringt intelligente Speicherverwaltung für Exchange Online

Mit Auto-Archiving führt Microsoft eine wichtige Neuerung für Exchange Online ein, die das E-Mail-Management künftig deutlich smarter und effizienter gestaltet (Auto-Archiving for Exchange Online). Statt sich ausschließlich auf zeitbasierte Archivierungsregeln zu verlassen, reagiert das neue Feature proaktiv auf die tatsächliche Speicherauslastung eines Postfachs. Sobald 90 % des verfügbaren Speicherplatzes erreicht sind, verschiebt der Dienst automatisch die ältesten E-Mails in das Archiv, jedoch vorausgesetzt, dieses ist bereits bereitgestellt und hat noch Kapazität.

Damit ergänzt Auto-Archiving die bisherige Funktionsweise um eine wichtige Komponente. Klassische "Move-to-Archive"-Richtlinien, die nach festen Zeiträumen (z. B. zwei Jahre) greifen, bleiben bestehen, erhalten aber nun einen Schutzmechanismus gegen unerwartetes Datenwachstum. Ziel ist es, Postfächer stabil zu halten und Mailflow-Störungen durch volle Postfächer effektiv zu verhindern.

Warum Auto-Archiving wichtig ist (Persönliche Meinung)

Aus meiner Sicht ist Auto-Archiving ein längst überfälliger Schritt. Die bisherige, rein zeitbasierte Archivierung war zwar funktional, hatte aber einen entscheidenden Nachteil: Sie reagierte nicht auf die Realität des Datenwachstums. In der Praxis sind Postfächer heute dynamischer und wachsen schneller als je zuvor, nicht nur durch klassische E-Mails mit Anhängen, sondern auch durch automatisierte Nachrichten, System-Reports oder nicht zuletzt auch durch KI-generierte Inhalte.

In vielen Organisationen führen diese Entwicklungen dazu, dass Postfächer überraschend schnell an ihre Grenzen stoßen. Oft noch bevor eine zeitbasierte Richtlinie überhaupt greift. Die Folgen können unmittelbar und gravierend sein. Mailflow-Unterbrechungen, Kommunikationsprobleme oder sogar Geschäftsrisiken ist denkbar.

Mit Auto-Archiving setzt Microsoft hier an der richtigen Stelle an. Der neue Mechanismus schafft eine zweite "Verteidigungslinie": Statt abzuwarten, bis eine Regel irgendwann aktiv wird, greift Exchange Online genau dann ein, wenn es wirklich notwendig ist. Das schützt nicht nur die technische Stabilität der Umgebung, sondern entlastet auch Administratoren und Benutzer gleichermaßen.

Auto-Archiving technisch erklärt

Die gesamte Logik basiert auf dem Zusammenspiel des Managed Folder Assistant (MFA) und den bestehenden Archivierungsmechanismen in Exchange Online.

• Auslöser: Der Auto-Archiving-Prozess startet automatisch, sobald ein Postfach mehr als 90 % seiner Kapazität nutzt. Bei einem Exchange Online Plan 2-Postfach mit 100 GB entspricht dies etwa 90 GB belegtem Speicher.
• Verarbeitung: Der Managed Folder Assistant identifiziert die ältesten Elemente im Postfach (basierend auf dem Empfangsdatum) und verschiebt sie in das zugehörige Onlinearchiv, bis die Gesamtauslastung wieder unterhalb der 90 %-Marke liegt.
• Umfang: Neben regulären Postfachelementen ("IPM", z. B. E-Mails oder Notizen) berücksichtigt der Prozess auch "Recoverable Items", also wiederherstellbare Nachrichten, die häufig bei Compliance- oder eDiscovery-Anforderungen eine Rolle spielen.
• Frequenz: Der MFA läuft turnusmäßig mit einem SLA von bis zu 7 Tagen. Sobald die Schwelle überschritten ist, wird der Archivierungsprozess innerhalb dieses Intervalls automatisch ausgeführt.
• Ausnahmen: Inhalte oder Ordner, die mit dem Tag (MRM) "Never Move to Archive" versehen sind, werden vom Auto-Archiving-Prozess explizit ignoriert. So bleibt die gezielte Steuerung über Aufbewahrungstags weiterhin möglich.

Unterstützt werden nahezu alle Nachrichtentypen. Ausgenommen sind lediglich spezielle Objekte wie Kalendereinträge (IPM.Appointment), Aufgaben oder Kontakte.

Technische Rahmenbedingungen

Damit Auto-Archiving zuverlässig funktioniert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Provisioniertes Archiv: Das Feature setzt eine bereits aktivierte und ausreichend große Archivmailbox voraus. Es erstellt oder erweitert Archive nicht automatisch. Dies ist ein gesonderter Prozess, bei dem es so einiges zu beachten gibt.
• Failsafe-Mechanismus: Auto-Archiving ist als nicht deaktivierbare Schutzfunktion konzipiert. Es lässt sich weder auf Postfach- noch auf Mandantenebene abschalten, da es primär dazu dient, Mailflow-Störungen durch volle Postfächer zu verhindern.
• Cloud-Betrieb: Die Funktion steht ausschließlich für Exchange-Online-Postfächer zur Verfügung. In hybriden Szenarien mit lokal betriebenen Primärpostfächern wird Auto-Archiving nicht ausgeführt.
• Compliance und Aufbewahrung: Der Prozess verändert keine bestehenden Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinien. Elemente werden lediglich verschoben, nicht gelöscht. Alle Inhalte bleiben vollständig durchsuchbar und zugänglich.