Private Channels in Microsoft Teams: Neue Funktionen für mehr Skalierbarkeit, Flexibilität und Compliance

Private Channels in Microsoft Teams haben sich seit ihrer Einführung gegen Ende 2019, vor nun schon über sechs Jahren, zu einem wichtigen Werkzeug für fokussierte Zusammenarbeit entwickelt. Sie bieten Teammitgliedern einen geschützten Raum für vertrauliche Diskussionen, die nicht für alle Mitglieder einer Teams-Gruppe zugänglich sein sollen, etwa bei der Bearbeitung sensibler Projekte, HR-relevanten Themen oder bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Microsoft hat nun angekündigt, dass Private Channels deutlich erweitert und technisch neu aufgestellt werden (New enhancements in Private Channels in Microsoft Teams unlock their full potential). Die Änderungen betreffen nicht nur die Skalierbarkeit und Funktionen, sondern auch die Art, wie Nachrichten gespeichert und Compliance-Richtlinien umgesetzt werden.

Diese Weiterentwicklungen adressieren ein häufiges Feedback aus der Praxis: Mehr Flexibilität für große Organisationen, vereinfachte Verwaltung und eine konsistente Umsetzung von Compliance-Anforderungen.

Warum ist das relevant?

Bisher war die Nutzung von Private Channels durch mehrere Faktoren eingeschränkt:

• Limitierte Anzahl: Pro Team waren maximal 30 Private Channels möglich.
• Begrenzte Mitgliederzahl: Ein Private Channel konnte höchstens 250 Nutzer enthalten.
• Kein Meeting-Support: Besprechungen innerhalb von Private Channels waren bislang nicht direkt planbar.
• Komplexe Compliance: Nachrichteninhalte wurden in den individuellen Postfächern der Channel-Mitglieder gespeichert, was die Umsetzung von Richtlinien wie Aufbewahrung, DLP oder eDiscovery schwierig machte.

Mit den kommenden Änderungen löst Microsoft diese Einschränkungen auf. Die wohl wichtigste Neuerung: Private Channels werden künftig nicht mehr auf Benutzerpostfächern basieren, sondern, wie bereits Shared Channels, ein eigenes Gruppenpostfach nutzen.

Diese Umstellung bringt gleich mehrere Vorteile:

• Erhöhte Skalierbarkeit: Bis zu 1.000 Private Channels pro Team und 5.000 Mitglieder pro Channel.
• Neue Funktionen: Unterstützung für Meeting-Scheduling direkt im Channel.
• Vereinfachte Compliance: Statt individueller Postfächer lassen sich Richtlinien nun konsistent auf Gruppenebene anwenden.

Für Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben (z. B. in regulierten Branchen wie Legal, Construction ...) bedeutet das: einfachere Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien, DLP und eDiscovery sowie konsistente Umsetzung von rechtlichen Vorgaben.

Zeitplan für den Rollout

Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten und erfordert aktive Vorbereitung durch Administratoren:

1. Migration der Daten Zeitraum:

• Start Ende September 2025, Abschluss bis Dezember 2025 für Microsoft 365 (Non-Gov) Kunden.
• Während der Migration werden Nachrichteninhalte schrittweise vom Benutzerpostfach in das Gruppenpostfach des Teams verschoben.
• Private Channels bleiben währenddessen nutzbar.

2. Anpassung von Compliance-Richtlinien

Damit die Migration reibungslos verläuft und keine Lücken in der Compliance-Abdeckung entstehen, müssen Administratoren folgende Maßnahmen treffen:

• Microsoft Purview Hold & eDiscovery: Vor der Migration sollten Hold-Policies auf das Gruppenpostfach des Teams ausgeweitet werden. Nach der Migration sind eDiscovery-Suchen sowohl im Benutzer- als auch im Gruppenpostfach durchzuführen.
• Data Loss Prevention (DLP): Vorab müssen DLP-Richtlinien so erweitert werden, dass sie auch für das Gruppenpostfach gelten.
• Retention Policies: Bestehende Aufbewahrungsrichtlinien für Private Channels sollten durch entsprechende Richtlinien auf Gruppenebene ergänzt werden, damit diese nach der Migration greifen.

3. Monitoring & Nachbereitung

Microsoft wird einen neuen PowerShell-Befehl (Cmdlet) zur Verfügung, mit dem Administratoren prüfen können, ob und wann die Migration für ihr Tenant gestartet oder abgeschlossen wurde. Details hierzu will Microsoft in Kürze veröffentlichen.