Outlook New zeigt Kalenderbenachrichtigungen von freigegebenen Kalendern – ein nützliches Feature mit Nebenwirkungen

Mit dem Outlook-New-Release vom 28. Februar 2025 (Version 20250221002.15) wurde eine neue Funktion eingeführt:

"Empfangen von Kalenderbenachrichtigungen, auch wenn Outlook geschlossen ist."

Das bedeutet: Nutzer erhalten nun Desktop-Benachrichtigungen zu Kalendereinträgen, selbst wenn Outlook nicht aktiv geöffnet ist. Mit einem Klick auf die Benachrichtigung lassen sich die Details des Termins direkt aufrufen.

Das Problem mit „Reviewer“-Berechtigungen

So hilfreich diese Funktion im Alltag auch ist, birgt sie im Zusammenspiel mit bestehenden Berechtigungen auch Risiken.

Unter Outlook New → Einstellungen → Kalender → Geteilte Kalender lassen sich Benachrichtigungen für einzelne Kalender zwar gezielt deaktivieren. Allerdings scheint diese Einstellung nicht zu greifen, wenn Nutzer lediglich "Reviewer"-Berechtigungen auf einen fremden Kalender besitzen.

Ein häufiger Anwendungsfall betrifft beispielsweise Sekretariate: Wurden in der Vergangenheit Leserechte für den Kalender einer Führungskraft eingerichtet, erscheinen unter Outlook New plötzlich wieder Benachrichtigungen zu deren Terminen, selbst dann, wenn Outlook nicht aktiv verwendet wird. Dieses Verhalten tritt insbesondere auf, sobald Outlook New auch nur einmal geöffnet und eingerichtet wurde. Unter Outlook Classic wurden solche Benachrichtigungen in dieser Form nicht angezeigt.

Organisatorische Schwachstelle: Berechtigungs-Lifecycle

Oft wird das Lifecycle-Management von Berechtigungen auf Postfach- und Kalenderebene vernachlässigt. Die Folge: Alte Berechtigungen bleiben bestehen und führen zu unbeabsichtigten Zugriffen.

Zur Vermeidung dieser Situation empfiehlt es sich, eine organisationsweite Auswertung aller Kalenderberechtigungen durchzuführen. Auf Basis dieser Analyse können betroffene Nutzer automatisiert kontaktiert und um Rückmeldung gebeten werden, ob die bestehenden Zugriffsrechte weiterhin erforderlich sind und andernfalls zentral und automatisiert entfernt werden.