Microsoft 365 eSignature: Neuer Name, globaler Rollout und entscheidende Verbesserungen

Mit der Umbenennung von "SharePoint eSignature" zu "Microsoft 365 eSignature" hat Microsoft einen klaren Schritt gemacht: Elektronische Signaturen sind nun nicht mehr ein isoliertes Add-on für SharePoint, sondern ein zentraler Bestandteil der gesamten Microsoft-365-Umgebung (eSignature now available worldwide). Die Lösung ermöglicht es, elektronische Signaturen direkt auf Word- und PDF-Dokumenten anzufordern, die in SharePoint gespeichert sind, und dabei die komplette Verarbeitung, von der Erstellung bis zur Archivierung, innerhalb des Microsoft-365-Tenants zu belassen.

Damit wird eSignature zu einem nativen Bestandteil moderner Dokumentenprozesse in Unternehmen und erleichtert insbesondere Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen die Einführung papierloser Genehmigungs-Workflows.

Warum sind eSignatures ein wichtiges Thema?

Elektronische Signaturen sind längst mehr als nur eine komfortable Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. Sie sind ein entscheidendes Element moderner, digitaler Geschäftsprozesse, insbesondere in stark regulierten Branchen oder bei sensiblen Vertragsdokumenten.

Mit Microsoft 365 eSignature adressiert Microsoft gleich mehrere bisherige Herausforderungen:

• Ende der Insellösungen: Bislang mussten Nutzer oft auf externe Plattformen oder separate Apps ausweichen, um Signaturen einzuholen. Das führte zu Medienbrüchen und Sicherheitsrisiken.
• Compliance und Datenhoheit: Signierte Dokumente verlassen nun nicht mehr die vertraute Microsoft-365-Umgebung. Sie bleiben vollständig innerhalb des eigenen Tenants gespeichert, was Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und regulatorische Anforderungen erheblich vereinfacht.
• Globale Verfügbarkeit: Die Lösung, die zunächst auf wenige Regionen beschränkt war, steht nun weltweit in allen öffentlichen Microsoft-365-Clouds zur Verfügung (mit Ausnahme von Indonesien und der Türkei). Unternehmen mit internationalen Standorten profitieren damit von einer einheitlichen Lösung.
• Integration führender Anbieter: Die nahtlose Einbindung von Adobe Acrobat Sign und DocuSign erlaubt es, bestehende Signaturprozesse weiterzuverwenden, während die Verwaltung und Speicherung innerhalb von Microsoft 365 erfolgt.

Kurz gesagt: Microsoft 365 eSignature vereinfacht, beschleunigt und sichert elektronische Unterschriftenprozesse und macht sie gleichzeitig zu einem festen Bestandteil der Microsoft-Produktivitätslandschaft.

eSignatures in der Praxis

Die aktuellen Updates bringen eine Reihe von Neuerungen, die den praktischen Einsatz deutlich vereinfachen und erweitern:

1. Direkte Microsoft Word-Integration
   Einer der wichtigsten Fortschritte: Signaturanforderungen lassen sich jetzt direkt aus Microsoft Word (Desktop-App, Current Channel) starten.
   1. Öffnen Sie ein Dokument, das in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert ist, für die eSignature aktiviert wurde.
   2. Über "Einfügen" -> "eSignature-Felder" lassen sich Signaturfelder direkt im Dokument platzieren.
   3. Geben Sie Empfängeradressen und ggf. eine Nachricht ein und starten Sie die Signaturanfrage.

Word konvertiert das Dokument automatisch in ein PDF, versendet es zur Signatur und speichert die signierte Version anschließend wieder am ursprünglichen Speicherort. Damit entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Tools oder E-Mail-Anhängen vollständig.

2. Automatische Rückspeicherung signierter Dokumente
   Wird ein Dokument mit Adobe Acrobat Sign oder DocuSign signiert, landet die unterzeichnete Version automatisch wieder in der ursprünglichen SharePoint-Bibliothek, nicht mehr in separaten Provider-Ordnern.
3. Freitextfelder für zusätzliche Informationen
   Neben Signatur- oder Datumsfeldern lassen sich nun zusätzliche Eingabefelder platzieren, in denen Unterzeichner z. B. folgende Informationen ergänzen können:
   1. Berufsbezeichnung
   2. Mitarbeiter- oder Kundennummer
   3. Adresse oder andere Kontaktinformationen

Das ist besonders wertvoll in Szenarien, in denen eine reine Unterschrift nicht ausreicht und bislang weitere Informationen manuell oder per E-Mail nachgefordert werden mussten.

4. Globale Nutzung und einfache Aktivierung
   Für die Nutzung von Microsoft 365 eSignature müssen Administratoren lediglich den Pay-as-you-go-Dienst im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Außerdem ist eine SharePoint Premium-Lizenz erforderlich.
   
   Einmal eingerichtet, steht die Funktion weltweit zur Verfügung und damit auch in hybriden oder multinationalen Organisationen ohne zusätzliche regionale Anpassungen.