Unlizenzierte Microsoft OneDrive Benutzer werden ab Januar 2025 automatisch archiviert

Microsoft OneDrive wird ab Ende Januar 2025 signifikante Änderungen an den Speicher- und Lizenzierungsrichtlinien für unlizenzierte Konten vornehmen. Diese Änderungen (MC836942 - Microsoft OneDrive: Update for unlicensed accounts) sind für IT-Administratoren von entscheidender Bedeutung, da sie erhebliche Auswirkungen auf das Management von OneDrive-Konten in Unternehmen haben werden. Nachfolgend werden die wichtigsten Details zu diesen Änderungen erläutert und welche Maßnahmen Administratoren ergreifen sollten, um sich darauf vorzubereiten.

Überblick über die Änderungen

Ab dem 27. Januar 2025 werden OneDrive-Konten, die länger als 90 Tage unlizenzierte sind, automatisch archiviert und für Endnutzer unzugänglich gemacht. Diese Konten bleiben für Administratoren sichtbar, jedoch müssen spezifische Maßnahmen ergriffen werden, um den Zugriff wiederherzustellen oder die Konten dauerhaft zu löschen.

Wichtige Eckpunkte:

• Automatische Archivierung: Konten, die über 90 Tage unlizenzierte sind, werden archiviert.
• Admin-Zugriff: Archivierte Konten sind weiterhin über Admin-Tools einsehbar.
• Kostenpflichtige Wiederherstellung: Die Reaktivierung von archivierten Konten ist mit Kosten verbunden.

Auswirkungen auf Unternehmen

Sobald die neuen Richtlinien in Kraft treten, müssen IT-Administratoren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass archivierte OneDrive-Konten ordnungsgemäß verwaltet werden. Bleiben die Konten unberührt, bleiben sie im Archivstatus und können erst nach Zahlung einer Gebühr reaktiviert werden.

Die anfallenden Gebühren sind:

• Archivierungskosten: $0,05/GB pro Monat.
• Reaktivierungskosten: $0,60/GB, um archivierte Konten wieder zugänglich zu machen.

Diese Änderungen betreffen nicht Bildungseinrichtungen (Edu-Tenants), jedoch sollten auch diese die Auswirkungen unlizenzierter Konten auf ihre Speicherressourcen und Sicherheitsvorkehrungen berücksichtigen.

Empfohlene Vorgehensweise für Administratoren

1. Unlizenzierte Konten identifizieren: Administratoren können eine Liste aller unlizenzierter Konten im SharePoint Admin Center unter Berichte > OneDrive-Konten einsehen. Diese Berichtsseite wird zwischen Juli und August 2024 schrittweise für Administratoren verfügbar gemacht.
2. Archivierungsabrechnung einrichten: Um den Zugriff auf archivierte Konten zu ermöglichen, sollte die Archivierungsabrechnung im Microsoft 365 Admin Center aktiviert werden. Hierbei entstehen die oben genannten Gebühren.
3. Unlizenzierte Konten löschen oder erneuern: Konten, die nicht länger benötigt werden, sollten gelöscht werden. Alternativ können Lizenzen erneuert werden, um den vollständigen Zugriff auf die Konten wiederherzustellen.
4. Nutzer informieren und Dokumentation aktualisieren: Es wird empfohlen, betroffene Nutzer über die bevorstehenden Änderungen zu informieren und interne Dokumentationen entsprechend anzupassen.

Vorbereitung auf die Änderungen

Um reibungslos auf die neuen Richtlinien umzustellen, sollten IT-Administratoren frühzeitig folgende Schritte einleiten:

• Bestandsaufnahme: Überprüfen Sie regelmäßig die unlizenzierte Konten und entscheiden Sie, welche Konten archiviert, gelöscht oder erneuert werden sollen.
• Kostenmanagement: Planen Sie die zusätzlichen Kosten für die Archivierung und Reaktivierung von Konten in Ihrem Budget ein.
• Dokumentation und Prozesse: Aktualisieren Sie die internen Prozesse und Dokumentationen, um die Verwaltung unlizenzierter Konten nach den neuen Richtlinien zu gewährleisten.