Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Österreich und Deutschland

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet voran, und die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Österreich und Deutschland stellt einen wichtigen Meilenstein dar. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die Definition, gesetzlichen Anforderungen und Zeitpläne für die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht die automatische Verarbeitung durch Maschinen. Beispiele für E-Rechnungsformate sind XRechnung und ZUGFeRD (Version 2.0.1 und höher). Eine PDF-Datei allein gilt nicht als E-Rechnung, da sie keine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.

Die Grundlage für die Definition der E-Rechnung bildet die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

In Österreich wird der Begriff „e-Rechnung“ oft allgemeiner verwendet, auch für digital erstellte und übermittelte Rechnungen wie PDF-Dokumente. Um jedoch von den Finanzbehörden anerkannt zu werden, müssen solche Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, z. B. die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur sichergestellt werden.

Gesetzliche Anforderungen in Österreich

In Österreich wurde die E-Rechnung bereits früher für Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung eingeführt. Seit dem 1. Januar 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Diese Verpflichtung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU sowie den nationalen Regelungen

Besonders relevant ist die sogenannte „e-Rechnung an den Bund“. Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Verwaltung erbringen, sind verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML-Format von ebInterface) einzureichen. PDF-Rechnungen oder E-Mails gelten nicht als rechtskonforme Einreichung. Die Übermittlung erfolgt über das Unternehmensserviceportal (USP).

Für den B2B-Bereich gibt es bislang keine allgemeine Verpflichtung, jedoch wird die Nutzung elektronischer Rechnungen stark gefördert, insbesondere im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen der Regierung.

Die schrittweise Umsetzung der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) könnte künftig auch innerösterreichische B2B-Umsätze betreffen. Diese Initiative zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem zu digitalisieren und Steuerbetrug einzudämmen. Ab 2028 wird eine verpflichtende strukturierte E-Rechnung (EN 16931) bei innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen erwartet.

Gesetzliche Anforderungen in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern in Deutschland verpflichtend. Dies ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Verpflichtung: Die E-Rechnung ist bei steuerpflichtigen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
• Formate: Zulässig sind Formate wie XRechnung oder interoperable Formate nach der Norm EN 16931.
• Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin andere Formate nutzen.
• Technische Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Zeitplan und Übergangsregelungen

• 2025-2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht-konformen Formaten verwenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
• 2027: Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2028: Die Anforderungen an elektronische Rechnungen gelten verbindlich und ohne Ausnahmen. Formate wie PDF oder JPG sind dann nicht mehr zulässig.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

• Prüfung der technischen Infrastruktur: Sicherstellen, dass ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und verarbeiten können.
• Mitarbeiterschulung: Schulung relevanter Teams im Umgang mit den neuen Prozessen.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Abstimmung über den Austausch von E-Rechnungen.